Agent administratif/Assistant exécutif

Toronto, Ontario, Canada

Temps plein

Cosm Medical est une entreprise torontoise de dispositifs médicaux. Notre objectif est de transformer la prise en charge des troubles du plancher pelvien grâce à l'impression 3D, à l'IA et aux logiciels infonuagiques, et de créer une santé pelvienne personnalisée. Les troubles du plancher pelvien, notamment le prolapsus des organes pelviens et l'incontinence urinaire et fécale, réduisent considérablement la qualité de vie. Ces troubles sont fréquents (touchent une femme adulte sur quatre), en constante augmentation (touchent la moitié des femmes avant 80 ans) et mal pris en charge (stigmatisés et traditionnellement peu prioritaires par rapport à d'autres problèmes de santé). Le traitement non chirurgical actuel du prolapsus des organes pelviens repose sur l'utilisation de pessaires, des implants intravaginaux disponibles dans plus de 100 tailles et formes différentes, et dont l'ajustement est effectué par essais et erreurs, ce qui entraîne un taux de réussite relativement faible.

Cosm commercialise le premier pessaire personnalisé au monde, Gynethotics™, ou orthèse gynécologique sur mesure. Ce dispositif améliore la satisfaction des patientes et les résultats par rapport aux dispositifs standard, et propose une plateforme logicielle pour simplifier la pratique du pessaire.

Rejoignez notre mission : Personnaliser la santé pelvienne!

Résumé du rôle

Nous recherchons un(e) professionnel(le) administratif(ve) hautement organisé(e). Le/La titulaire du poste d'agent(e) administratif(ve)/assistant(e) de direction jouera un rôle de facilitateur et de ressource pour les responsables d'équipe de l'entreprise, notamment le PDG et le/la responsable des opérations. Cette personne possède une expérience du soutien aux opérations administratives courantes d'une entreprise en pleine expansion. Elle/Il devra collaborer et assurer la liaison avec les parties prenantes de l'entreprise sur les questions opérationnelles, notamment les ventes, le marketing, l'ingénierie, les applications cliniques, la production, les achats, les finances, les affaires réglementaires et l'assurance qualité.

Nous recherchons un(e) agent(e) administratif(ve)/assistant(e) de direction qui jouera un rôle essentiel pour accompagner Cosm dans sa prochaine phase de croissance.

Ce poste, à fort impact et concret, convient parfaitement à une personne qui s'épanouit dans un environnement de startup en pleine expansion, qui est très organisée et qui souhaite faire la différence dans l'innovation en santé.

Description de l'emploi

Responsabilités:

Administration générale du bureau

Servir de liaison avec le personnel de support technique pour l'équipement de bureau.
Gérer l'espace de bureau, les fournitures et l'équipement, traiter le courrier et les livraisons, et maintenir un espace de travail propre et organisé.
Coordonner la logistique de l'espace de travail (fournitures de bureau, plans de placement, accès au bâtiment).
Soutenir les communications internes (par exemple, messages de bienvenue, mises à jour de l'organisation).
Aider à maintenir l'infrastructure informatique au sein de Cosm.
Suivre le budget de l'entreprise et faciliter les transactions financières selon les directives du responsable immédiat.

Soutien exécutif

Gérer le calendrier du PDG, les réunions/événements et les arrangements de voyage.
Planifier des réunions, gérer les calendriers et fournir un soutien logistique à l'équipe de direction.

Soutien aux ressources humaines

Fournir un soutien administratif et clérical pour le recrutement des employés et l'intégration des nouveaux employés.
Soutenir la logistique d'intégration/départ, les listes de contrôle et les mises à jour de documents.
Maintenir la documentation RH (lettres d'emploi, contrats, registres de formation).

Gestion des fournisseurs

Aider à l'intégration de nouveaux fournisseurs, suivre les contrats et la documentation associée, et gérer les flux de facturation et de paiement.
Maintenir le budget des installations et des fournitures de bureau et superviser les autres dépenses nécessaires aux opérations administratives quotidiennes.

Communication et coordination

Agir en tant que point de contact pour les communications internes et externes, coordonner les arrangements de voyage et aider à la planification des événements.
Préparer la correspondance et autres communications internes.

Soutien aux projets

Aider à la coordination des projets, à la saisie de données et à la gestion des documents, en particulier en ce qui concerne le développement de produits ou la conformité réglementaire.
Soutenir les besoins administratifs du service client, cliniques et réglementaires (par exemple, suivi des journaux, formulaires d'utilisateurs, intégration, retours, contrats).
Organiser et planifier les réunions, événements et activités de l'entreprise.
Peut passer du temps à coordonner des activités administratives fonctionnelles qui soutiennent les soumissions réglementaires, les réunions réglementaires, les démonstrations aux clients, les visites des clients, la préparation des conférences, etc.
Maintenir des référentiels centraux de fichiers de projet, de procédures opérationnelles standard (POS), de politiques RH et de modèles.

Gestion des subventions

Gérer les demandes de financement public et les rapports (OCI, NGen, PARI, CRSNG, RS&DE, subventions salariales).
Gérer les calendriers de subventions et assurer la livraison en temps voulu de la documentation et des jalons.
Coordonner avec les collaborateurs, partenaires et responsables techniques pour les livrables de projets multi-acteurs et les rapports.
Suivre les budgets et prévoir les besoins en ressources pour les projets financés en cours.
Créer des résumés de projet, des diagrammes de jalons et des rapports pour les financeurs, les auditeurs et la direction.

Autres tâches

Effectuer d'autres tâches et projets conformes à la classification de l'emploi, selon les besoins.

Qualifications et compétences :

Au minimum, un diplôme d'études secondaires et 3 à 5 ans d'expérience administrative en soutien à des équipes diversifiées à différents niveaux dans un environnement professionnel ; une expérience administrative dans le secteur des dispositifs médicaux est un atout.
Une expérience professionnelle préalable avec un ordinateur, des bases de données et des tableurs est requise ; une expérience dans un environnement Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel) est requise.
Une expérience de travail dans une start-up ou dans le secteur des dispositifs médicaux est un atout.
Capacité à travailler sous pression, à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement dynamique.
Excellentes compétences en communication verbale et écrite requises.
Connaissance des pratiques, procédures et normes administratives générales requise.
Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
Expérience en support client.
Sens de l'organisation démontré, souci du détail et compétences en gestion du temps.
Adaptabilité, flexibilité, diplomatie et tact.

Pourquoi rejoindre Cosm Medical?

Être à la pointe de l'innovation en matière de soins de santé personnalisés.
Travailler dans un environnement de startup collaboratif et à fort impact.
Acquérir de l'expérience en marketing, en gestion de produits de dispositifs médicaux et en processus de qualité.
Situé dans le principal centre de HealthTech de Toronto (MaRS Discovery District) avec accès à des ressources d'innovation de premier plan.

Les candidatures ne seront prises en compte que pour les candidats éligibles à travailler au Canada sans parrainage.

If you are interested in this position and can demonstrate that you meet the requirements defined in the job description, please email your resume to ops@cosm.care. Veuillez inclure le titre du poste pour lequel vous postulez dans l'objet de l'email.

Seuls les candidats sélectionnés pour les entretiens seront contactés.

COSM souscrit au principe de l'égalité des chances et tous les candidats qualifiés seront pris en considération, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'origine nationale, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de handicap, de statut d'ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Pour postuler, veuillez envoyer un courriel à ops@cosm.care. Veuillez indiquer l'intitulé du poste auquel vous postulez en objet et joindre votre CV.